Menu
Actueel

Het UBO-register in werking, en nu?

Gepubliceerd op

Het UBO-register is vanaf 27 september 2020 geopend. Organisaties zijn vanaf die datum verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in dit UBO-register in te schrijven. Deze verplichting betekent dat u actie moet ondernemen. Op deze pagina leest u meer over het UBO-register.

Het UBO-register in werking, en nu?

Wat is een UBO?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ (de ‘uiteindelijk belanghebbende’). Dit is de persoon die juridisch of economische de uiteindelijke eigenaar is of de feitelijke zeggenschap heeft over een onderneming, stichting of vereniging (een zogeheten juridische entiteit).

Bij een B.V. of N.V. gaat het om:

  • personen met meer dan 25 procent van de aandelen;
  • personen met meer dan 25 procent van de stemrechten;
  • personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.

Op grond van elke categorie moet worden vastgesteld wie als UBO kwalificeert. Een entiteit kan dus meerdere UBO’s hebben.

Wat als er geen UBO’s zijn?

Zijn er geen UBO’s aan te wijzen op grond van voormelde criteria? Dan dient een zogenaamde “pseudo-UBO” in het UBO-register te worden ingeschreven. Een pseudo-UBO is de persoon die het dagelijks beleid van de entiteit bepaalt (hoger leidinggevend personeel). Dat kan bijvoorbeeld een statutair bestuurder of een vennoot van een personenvennootschap (niet zijnde een commanditaire vennoot) zijn. Er kunnen ook meerdere pseudo-UBO’s zijn. Bijvoorbeeld het voltallige bestuur.

Waarom een UBO-register?

Het UBO-register maakt transparant wie er aan de touwtjes trekt bij juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht. Het register draagt hiermee bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Het Nederlandse UBO-register gaat deel uitmaken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK).

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

  • (niet-beursgenoteerde) B.V.’s en N.V.’s;
  • overige rechtspersonen: stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid met een onderneming;
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • rederijen;
  • Europese naamloze vennootschappen (SEs);
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs);
  • Europees economisch samenwerkingsverbanden;
  • kerkgenootschappen. 

Voor wie geldt de registratieplicht niet?

Wanneer uw organisatie één van de volgende rechtsvormen heeft is er geen registratieplicht:

  • eenmanszaken
  • beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
  • verenigingen van eigenaars
  • rechtspersonen in oprichting
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • publiekrechtelijke rechtspersonen
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') hoeven geen UBO's in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

Zijn de gegevens in het UBO-register openbaar?

Wettelijk is bepaald dat een deel van de gegevens openbaar is. Het gaat dan om:

  • voornaam en achternaam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het economische belang van de UBO.

Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon. Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk. De volgende overige gegevens moeten geregistreerd worden maar zijn niet openbaar:

  • BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • geboortedag;
  • geboorteland en –plaats;
  • woonadres;
  • afschrift van geldig identiteitsdocument;
  • afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Deze overige gegevens zijn alleen inzichtelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie, de Nationale Politie en voor de Financial Intelligence Unit. Als een UBO minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, kunnen de gegevens worden afgeschermd. In het KVK uittreksel UBO-register staan dan alleen de aard en omvang van het belang van deze UBO.

Wanneer moet de inschrijving hebben plaatsgevonden?

Nieuwe entiteiten moeten met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe regeling (27 september 2020) direct hun (pseudo-)UBO’s opgeven.

Is uw organisatie een bestaande juridische entiteit? Dan heeft u nog tot 27 maart 2022 de tijd om de inschrijving te regelen. Gedurende deze overgangsperiode van 18 maanden gaat de KVK entiteiten gefaseerd aanschrijven met een verzoek tot registratie in het UBO-register. Deze registratie kan online, via een formulier (post) of via de notaris. Vindt een registratie niet na het eerste verzoek plaats? Dan volgt een herinnering. Het duurt maximaal 1 maand voordat de KVK een UBO-opgave verwerkt heeft in het UBO-register. De organisatie en de UBO's krijgen hier dan bericht van. U hoeft niet te wachten op de uitnodiging. Vanaf 27 september kunt u via www.kvk.nl/ubo UBO's inschrijven. Alleen de tekenbevoegden binnen uw organisatie mogen UBO’s inschrijven. Heeft u meerdere organisaties? Dan moet u per organisatie UBO-opgave doen.

Wat is de meewerkverplichting UBO?

Voor het volledig en juist kunnen inschrijven van de UBO, is de organisatie afhankelijk van haar UBO’s. Op de UBO’s komt daarom een meewerkverplichting te liggen. De UBO’s dienen aan de organisatie alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor een juiste registratie. De organisatie  dient zorg te dragen voor een juiste en volledige registratie. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot een strafrechtelijke sanctie voor zowel de organisatie  als de UBO.

In de Wwft is een terugmeldplicht opgenomen. Wat houdt deze plicht in?

De terugmeldplicht uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt voor alle financiële dienstverleners waarop de Wwft van toepassing is. Dat betekent dat zij bij de uitvoering van hun cliëntonderzoek verplicht zijn om het aan de KVK door te geven indien zij vaststellen dat de (pseudo-)UBO-gegevens in het UBO register afwijken van de informatie uit het cliëntenonderzoek. Tot 27 maart 2022 hoeft nog niet te worden terug gemeld bij de KVK indien een organisatie nog geen UBO's geregistreerd heeft. Na deze periode moet dit wel.

Meer weten? 

De UBO registratie bij de Kamer van Koophandel is de verantwoordelijkheid van de entiteit zelf. Heeft u vragen over het UBO register of het registratieproces, dan kunnen wij u hierbij uiteraard wel van dienst zijn. Neem hiervoor gerust contact met ons op. 

Heeft u nog vragen?

Neem direct contact op met drs. ing. J.J.M. (John) Roest AA, Senior Accountant (Audit) en lid van de vaktechnische commissie bij HLB Van Daal in Waalwijk.

Stuur een e-mail of bel +31 (0)416 33 05 05
drs. ing. J.J.M. (John) Roest AA