Menu
Actueel

Personeelsdossiers: Wat zijn de regels?

Gepubliceerd op

Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Maar wat betekent dit nu concreet voor u?

Personeelsdossiers: Wat zijn de regels?

Wat zijn de voorwaarden van de AVG?

  • Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
  • Werkgevers mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten relevant zijn;
  • Werkgevers moeten de medewerkers informeren, onder meer over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
  • Werkgevers moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
  • Werkgevers mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
  • Werkgevers moeten medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
  • Werkgevers moeten medewerkers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
  • Werkgevers moeten medewerkers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht om digitale gegevens over te dragen, uit te oefenen.

Als werkgever bewaart u in het personeelsdossier de gegevens die u nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de medewerker te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan u uw beslissingen over de medewerker kunt onderbouwen, bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

Bepaalde gegevens heeft u als werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Wat mag er wel in een personeelsdossier?

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak de werknemer er niet is);
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de medewerker voor akkoord of gezien zijn getekend;
  • een kopie van het identiteitsbewijs;
  • het burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende;
  • de verwerking van strafrechtelijke gegevens wanneer dit noodzakelijk is om de belangen van de werkgever te beschermen;
  • als het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd tegen de werkgever of tegen zijn medewerkers;
  • als de verwerking hiervan plaatsvindt volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden;
  • Gegevens over ras als dat nodig is om de medewerker te kunnen identificeren of om positieve discriminatie toe te passen.

Wat mag er niet in een personeelsdossier?

Alles wat niet noodzakelijk is om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Denk aan medische gegevens van de medewerker en privé-gegevens van de medewerker zoals woonstatus of vermogen.

Wie mogen er toegang hebben tot het personeelsdossier?

Alleen personen waarbij de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun werkzaamheden mogen toegang krijgen tot het personeelsdossier. Het verdient aanbeveling om specifieke regelingen binnen de onderneming te treffen over wie toegang heeft tot de personeelsdossiers.

Hoe lang mag u een personeelsdossier bewaren?

Als werkgever moet u de gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, zeven jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet u vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Voor gegevens waarvoor geen wettelijk bewaartermijn bestaat, geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen tenzij er een arbeidsconflict met de medewerker is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:

  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin;
  • correspondentie over benoeming;
  • promotie;
  • degradatie en ontslag;
  • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
  • getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Mag u een personeelsdossier overdragen?

Ja, maar dit mag alleen bij een faillissement, fusie of overname. Om de privacy te beschermen moet u als werkgever zich wel aan de volgende voorwaarden houden:

  • U kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad;
  • U mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. U moet daarom het personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen;
  • De medewerker krijgt de mogelijkheid om het personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Kan een medewerker zijn personeelsdossier inzien en/of gegevens laten corrigeren, beperken of verwijderen?

Ja, dat kan. Uw medewerker heeft het recht het personeelsdossier in te zien. Ook kan hij een verzoek doen om gegevens in het personeelsdossier te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Bron: salaris van morgen

Heeft u nog vragen?

Neem direct contact op met F.F.A.J. (Fred) van Dijk RPP, Salarisadministrateur bij HLB Van Daal in Waalwijk.

Stuur een e-mail of bel +31 (0)416 33 05 05
F.F.A.J. (Fred) van Dijk RPP