Personeelsdossiers: Wat zijn de regels?
?
Hoe lang mag ik gegevens bewaren volgens de AVG?
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Als onderneming heeft u meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. In de AVG staan geen concrete bewaartermijnen genoemd. Het uitgangspunt is dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking
Wat u moet regelen onder de AVG
Het verschilt dus van geval tot geval hoe lang u de gegevens mag bewaren. Onder de AVG moet u wel het volgende regelen:
- U bepaalt vooraf hoe lang u de persoonsgegevens bewaart. Wanneer dat niet mogelijk is, bepaalt u in elk geval de criteria voor het vaststellen van de bewaartermijn. Deze criteria moet u vastleggen, bijvoorbeeld in een privacyverklaring op uw website.
- U informeert de personen wiens gegevens u verwerkt over de bewaartermijnen. Bijvoorbeeld in een privacyverklaring op uw website.
- Als u persoonsgegevens verwerkt voor het algemeen belang (bijvoorbeeld wetenschappelijk of historisch onderzoek) dan mag u persoonsgegevens langer bewaren dan noodzakelijk is. Let op! Dit mag alleen wanneer u afdoende maatregelen treft om de privacy van betrokkenen zo goed mogelijk te beschermen.
Wettelijke bewaartermijn gegevens
Ons advies: hanteer de wettelijke bewaartermijnen. Zijn deze er niet, bepaal dan per gegevensverwerking, aan de hand van criteria, een bewaartermijn die noodzakelijk is om het doel te bereiken. Alle betrokkenen dienen in kennis gesteld te worden over het bewaarbeleid.
Bewaartermijn gegevens sollicitanten
Sollicitatiebrieven en de bijbehorende correspondentie mogen na de sollicitatieprocedure maximaal 4 weken bewaard worden. Zonder toestemming van de sollicitant mag u dus geen brieven bewaren voor mogelijk gebruik bij toekomstige vacatures. Dat is strikt verboden!
Bewaartermijn gegevens ex-medewerker
Wanneer een werknemer uit dienst gaat mag u documenten zoals de arbeidsovereenkomst en verslagen van functioneringsgesprekken maximaal twee jaar bewaren. Voor de loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen – de belangrijkste documenten die een werkgever moet hebben in het dossier – geldt een maximale bewaartermijn van vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan.
Heeft u vragen over de AVG?
HLB Nederland helpt u graag verder inzake AVG Compliance. Neemt u contact met ons op.
Kies een specialist bij jou in de buurt:
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met mr. E. (Bert) Nannen, Vennoot / Fiscalist bij HLB Nannen in Groningen.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)50 526 65 33
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met Esther van Huizen QC, Partner bij HLB Blömer in Nieuwegein.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)30 605 85 11
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met mr. E. (Bert) Nannen, Vennoot / Fiscalist bij HLB Nannen in Groningen.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)50 526 65 33
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met mr. M. (Marieke) Hendrikx, Jurist bij HLB Witlox Van den Boomen in Waalwijk.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)416 33 05 05
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met mr. M. (Marieke) Hendrikx, Jurist bij HLB Witlox Van den Boomen in Waalwijk.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)416 33 05 05
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met C.M. (Rick) Kwantes AA, Senior Manager Accountancy bij HLB Amsterdam in Amsterdam.
Stuur een e-mail of bel +31(0)6 24 62 88 22
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met Esther van Huizen QC, Partner bij HLB Blömer in Nieuwegein.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)30 605 85 11
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met L. A. (Leo) Huisman, Salarisadministrateur bij HLB Den Hartog in Rotterdam.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)10 278 11 00
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met L. A. (Leo) Huisman, Salarisadministrateur bij HLB Den Hartog in Rotterdam.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)10 278 11 00
Bekijk uitgelichte artikelen
